Deelnemingsvoorwaarden

Artikel 1

De hoofd- of maatschappelijke zetel van de deelnemende horecazaak of toeleverancier moet in België of Nederland zijn gevestigd.

Artikel 2

De genomineerde deelnemers uit vorige edities mogen zich jaarlijks opnieuw inschrijven voor het behalen van hun kwaliteitslabel. Awardwinnaars en de ere-laureaten (eerste 3 van elke categorie) van de editie 2024 worden geacht hun titel en ereplaats dit jaar te verdedigen op maandag 24 november 2025. Locatie: Silt Middelkerke – zaal Mezzanine.

Artikel 3

De Horeca Awards, alsook de Lion D’Or en het Kooktalent, maken deel uit van de Hospitality Awards Belgium.

Artikel 4 – Verplichtingen van de deelnemer bij inschrijving

De deelnemer dient zich in te schrijven in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (categorieën zie Award categorieën).
Bij onvolledigheid van het ingezonden dossier kan, op vraag van de jury, de deelnemer uitzonderlijk worden uitgenodigd op een jurydag om het dossier te komen verduidelijken.
De deelnemer is akkoord met de jureringsmethode, waarvan hij op de hoogte is.
Enkel indien de jury uw handelszaak nomineert voor een Award binnen het segment, verbindt u zich ertoe om met minimum 2 betalende personen (zie art. 8) aanwezig te zijn op het slotdiner georganiseerd op maandag 24 november 2025.
De genomineerden worden geacht tevens aanwezig te zijn op de nominatieceremonie georganiseerd op dezelfde dag van het slotdiner.
Niet-genomineerde deelnemers: hebben geen enkele verplichting om naar het eindgala te komen.

Artikel 5 – Officiële deelname/inschrijving

De inschrijvingen lopen vanaf heden tot en met dinsdag 30 september 2025. De vakjury kan in bepaalde omstandigheden hieromtrent nog een bepaalde uitzondering maken.
Een kandidatuur is pas geldig wanneer de organisatie via haar officiële website, per post, fax of mail een volledig officieel ingevuld deelnemingsformulier van de deelnemer ontvangt mét een akkoordverklaring van de deelnemingsvoorwaarden en dit binnen de bovenvermelde inschrijvingsperiode.
Een kandidatuur is pas geldig wanneer de deelnemer zich ingeschreven heeft in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (zie art. 9 Awardcategorieën).
Annulaties zijn enkel rechtsgeldig als ze aangetekend gebeuren binnen de 10 werkdagen na de inschrijvingsdatum, zo niet is artikel 12 van het deelnemingsreglement automatisch van kracht.
De deelnemer ontvangt vervolgens van het awardcomité een bevestiging van deelname.
Foutieve opgave van belangrijke gegevens kunnen leiden tot annulatie van het ingezonden dossier.
Indien een deelnemer één of meerdere van zijn verplichtingen, zoals omschreven in dit reglement, of uitdrukkelijk de intentie heeft deze niet te willen nakomen, behoudt de organisatie het recht de deelnemer in kwestie te verwijderen uit de wedstrijd en/of te schrappen uit het wedstrijdklassement.
De certificaten, e.a. documentatie worden niet aangeleverd zolang de deelnemer niet aan zijn verplichtingen voldoet. In dit laatste geval zal de deelnemer zijn plaats in het klassement moeten afstaan aan de volgende deelnemer in de rangschikking, ook als het hier handelt over een award winnende plaats. Wat niet wil zeggen dat deze deelnemer vrij gescholden is van het nakomen van zijn verantwoordelijkheden, zoals hoger vermeld omschreven.

Artikel 6 – Inzendingen

De ingezonden projecten moeten vergezeld zijn van:

Een duidelijke omschrijving van de handelszaak;
Het beantwoorden van een voorafgaandelijke vragenlijst betreffende uw handelszaak;
Een duidelijke motivatie van deelname;
Een akkoordverklaring van de algemene deelnemingsvoorwaarden.

Artikel 7 – Financiële tussenkomst van de deelnemers

In het totaalpakket zit vervat:

Bij nominatie draagt de deelnemer 120 € (excl. 21% BTW) per inschrijving bij voor de administratiekosten, oorkonden op naam van de horecaonderneming voor iedereen, oorkondes voor de 3 categoriewinnaars en de winnaar bekomt een mooi en toepasselijke awardtrofee op naam van de zaak.
De genomineerde handelszaak is verplicht om per inschrijving met minimum 2 personen aanwezig te zijn op het uitreikingsdiner.
Het ticket voor de uitreikingsceremonie en het slotdiner houdt in:
- Gratis gebruik van vestiaire en het gebruik van de toiletten.
- De ontvangst met koffie, frisdranken en zoete versnaperingen voor de twee genomineerde personen per handelszaak. Indien zij nog graag andere gasten wensen uit te nodigen voor deze ontvangst en nominatieceremonie wordt hiervoor 20 € (excl. 21% BTW) per persoon gevraagd.
- De nominatieceremonie (in theorie enkel voor de deelnemers, voor uitzonderingen zie hoger).
- Een welkomstreceptie met tafelgarnituur en hapjes voor alle ingeschreven gasten.
- Een mooi gastronomisch 4-gangendiner met koffie en zoete versnaperingen en aangepaste wijnen.
- Het muzikaal entertainment met optreden.
- De nodige dranken (bier, frisdrank, koffie en wijn) na het diner.
Het onherroepelijke einde van deze avond werd vastgesteld om 00:00 uur.
Het gebruik van het Hospitality Awards logo tijdens de promotie en publiciteit van uw nominatie gedurende één volledig jaar.
Een getekend jury-certificaat dat in de zaak mag tentoongesteld worden en uiteraard benut worden in alle publiciteit.

Artikel 8 – Tickets Slotdiner
Maandag 24 november 2025 – Silt Middelkerke (zaal Mezzanine)

Het VIP- dinerarrangement (receptie, diner met vergezellende wijnen, en dranken nadien, showprogramma en uitreiking van alle awards).
Reservaties voor het dit evenement kunnen enkel via de website van de Hospitality Awards hospitalityawardsbelgium.be bekomen worden.

Slotdiner 2025

Reservaties per deelnemer: 199 € (excl. 21% BTW) per ticket.
Eénmalige kost: 10 €/ticket vermakelijkheidstaks is exclusief de all-in-formule.
Uiteraard kan er voor meerdere personen gereserveerd worden per bedrijf, zodat u zowel uw medewerkers, uw familie, uw belangrijkrijke leveranciers, alsook bepaalde voorname gasten van uw bedrijf kan laten deelnemen aan úw bekroningsevenement!

Artikel 9 – Awardcategorieën

Hospitality Awards 2025

Award voor het klantvriendelijkste koffie- en ijssalon
Award voor de klantvriendelijkste frituur/snackbar
Award voor de klantvriendelijkste gastrobar
Award voor de klantvriendelijkste bed & breakfast
Award voor het klantvriendelijkste hotel
Award voor de klantvriendelijkste cateraar/traiteur
Award voor de klantvriendelijkste event/feestlocatie
Award voor de klantvriendelijkste brasserie/bistro
Award voor het klantvriendelijkste all round restaurant
Award voor het klantvriendelijkste gastronomische restaurant
Award voor klantvriendelijkste winkelcentrum/straat

All-over Awards

Elke deelnemer kan gratis inschrijven voor één All-over Award. Wil men nog supplementair inschrijven voor een ander of meerdere All-over Awards kan dit, mits een supplementaire administratiekost van 50 € per All-over Award, exclusief 21% BTW.

Award voor de beste nieuwkomer
Award voor het beste medewerkersteam
Award voor het meest duurzame en groene horecabedrijf
Award voor de meest trendy en hippe horecazaak Vlaanderen

Voor de 2 volgende onderdelen dient u als deelnemer een collega en/of een persoon van een onderneming aan te bevelen:

Lion D’Or

Bij de Lion d’Or van Vlaanderen kan elke deelnemer een collega, een ander horecabedrijf ‘GRATIS’ aanbevelen, welke dan door ons zal gecontacteerd worden met of zonder de vermelding van de naam van de opdrachtgever.

Wenst u hiervoor echter zelf in te schrijven, dient u hiervoor een administratiekost van 75 € te betalen, exclusief 21% BTW.

Award voor de beste sous-chef van Vlaanderen
Award voor de beste horeca toeleverancier van Vlaanderen
Award voor lifetime achievement horeca
Award voor de horecapersoonlijkheid

Kooktalent van Vlaanderen

Bij de Kooktalent van Vlaanderen kan elke deelnemer een collega, een ander horecabedrijf ‘gratis’ aanbevelen, welke dan door ons zal gecontacteerd worden met of zonder de vermelding van de naam van de opdrachtgever.

Wenst u hiervoor echter zelf in te schrijven, dient u hiervoor een administratiekost van 75 € te betalen, exclusief 21% BTW.

Award voor het beste concept van Vlaanderen
Award voor het beste gerecht van Vlaanderen
Award voor de beste menukaart van Vlaanderen
Award voor de beste wijnkaart van Vlaanderen

Artikel 10 – Aantal deelnemers per categorie

Het aantal inschrijvingen per categorie is onbeperkt. Een minimum van 10 genomineerde deelnemers per categorie is echter wel vereist.
Indien blijkt dat er in een bepaalde categorie minder deelnemers zijn, kan de jury beslissen om deze deelnemers in een andere relevante categorie over te hevelen. Vanzelfsprekend worden de deelnemers hiervan vooraf per mail of telefonisch op de hoogte gebracht.
Het Awardcomité kan eventueel ook uitzonderlijk bepaalde categorieën opsplitsen indien te veel deelnemers zich hebben ingeschreven in een bepaalde categorie.

Artikel 11 – Jurering en wedstrijd

Doelstelling

Het is trouwens steeds onze bedoeling geweest om een algemene foto van de horecasector te nemen op basis van een reeks criteria, waaronder ‘Klantvriendelijkheid’ tot het belangrijkste aspect behoort.

Gastvrijheid is namelijk ‘alles’ wat van binnenuit komt en zit voor een groot deel in onze persoonlijkheid.

Verder spelen natuurlijk vak-en productkennis ook een heel belangrijke rol en wordt er tevens ook veel belang gehecht aan de algemene en interne communicatie in de horecaonderneming.

‘Sociale media’ is in een wereld, waar mensen trouwens minder sociaal worden, steeds belangrijker geworden en vormt hét herkend én hét opgemerkt worden, steeds een grotere rol en daarom hecht onze jury dan ook meer dan de broodnodige aandacht aan de inhoud en het up to date houden van een professionele website en de inspiratie van de sociale media, zodoende de juiste doelgroep kan bereikt worden en de horeca ondernemer deze doelgroep zelfs meer dan kan uitbreiden.

Het vak van hotelier, kok en het bedieningsambt heeft verder een zeer lange historie en een grote traditie, waar tevens ook veel persoonlijke kwaliteiten komen bij kijken en die bestaan uit tastbare en niet-tastbare factoren en kan goed gastheerschap niet gestandaardiseerd worden, want inderdaad is geen enkele gast te vergelijken met een andere gast.

Om dit alles te bewerkstelligen gaan wij onze deelnemers onderwerpen aan 4 criteria waaraan in totaal 100 punten kunnen worden toegekend voor de kandidaat. Deze onderverdeling bestaat uit:

Een up to date en veel omvattende algemene vragenlijst, die de meeste van hogergenoemde punten behandelt en deze onder een welbepaalde tijdsdruk moet beantwoord en geretourneerd worden: 60 punten
Een mystery call, die de accuraatheid, de beleefdheid, het taalgebruik, het modern gastheerschap en zelfs het ondernemerschap van onze horeca ondernemer met deze tegen het licht houdt: 20 punten
Het beheer van de website en de sociale media: 10 punten
Het organisatietalent van de horeca uitbater wordt verder even op de proef gesteld door de online stemming*: 10 punten

* Deze online stemronde loopt gedurende 1 maand, de aanvangsdatum wordt later tijdig per mail medegedeeld. Voor ondernemingen, hotels of gastronomische restaurants of andere, die gezien de aard van hun bedrijf, dit onderdeel vrij moeilijk/gevoelig ligt, kan mits een schriftelijk aanvraag een uitzondering toegekend worden. Zij verklaren zich dan akkoord met een algemeen puntencijfer van 6/10.

De aanvaarde deelnemers zullen via een bevestigingsmail op de hoogte gebracht worden van hun nominatie.

En dat de bésten onder de ingeschreven kandidaten mogen winnen, maar vergeet hierbij zeker niet dat iedereen, die aan onze award inschrijving deelneemt een echte ‘winnaar’ is…vermits jullie zorgen voor de allerbeste kwaliteitsbeleving voor al jullie gasten, alvast een dikke proficiat hiervoor.

Weigering dossiers

Het awardcomité en de jury kunnen ingezonden dossiers weigeren indien ze niet conform zijn aan de algemene deelnemingsvoorwaarden of niet sector-gerelateerd.

Enkel de juryvoorzitter, is gemandateerd tot het verschaffen van informatie over de jureringen. Er wordt verder niet onderling gecorrespondeerd over de resultaten.

Persoonlijke verwittiging nominatie

De genomineerde deelnemers worden door de organisatie per mail/post persoonlijk op de hoogte gebracht van hun aanvaarding en van hun nominatie en mogen pas daarna de pers hiervan op de hoogte brengen.

Gerechtsdeurwaarder

De juryactiviteiten staan onder toezicht van een gemandateerd gerechtsdeurwaarder en van de juryvoorzitter.

Artikel 12 – Verantwoordelijkheid van de deelnemers

Door in te schrijven erkent elke deelnemer het deelnemings- en wedstrijdreglement gelezen en goedgekeurd te hebben en volledig akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.
Verbreking inschrijving: wanneer een deelnemer zijn deelname verbreekt om welke redenen ook, nadat hij/zij zich heeft ingeschreven via de website, flyer, fax of per brief, en niet via een aangetekend schrijven heeft geannuleerd binnen de wettelijk vooropgestelde termijn van 14 werkdagen, zal er een schadeloosstelling gelden van 350 € excl. 21% BTW (inhoudende opstart-, administratie kosten en verbrekingsvergoeding).
Na nominatie en bij afwezigheid op het slotgala zal de deelnemer: – de onkosten van 120 € excl. 21% BTW aangerekend worden – alsook de onkosten van het all-in diner van 199 € excl. 21% BTW per persoon (zie artikel 8) – de eenmalige kost van 10 € per persoon, aangaande de vermakelijkheidstaks.
De op het inschrijvingsformulier vermelde zaakvoerder staat persoonlijk financieel garant voor de aangegane verbintenis, en zal de onkosten persoonlijk vergoeden (bv. bij faling of stopzetting zaak).
Enkel bij overlijden van de verantwoordelijke zaakvoerder waarvan de naam genoteerd staat op het inschrijvingsdocument, wordt de deelname aan de awards ontbonden zonder verdere gevolgen. In alle andere gevallen kan hij/zij, bij afwezigheid, zich laten vervangen door derden.
De organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen of diefstal en schade allerhande.
Wanneer een deelnemer zijn deelname na inschrijving om welke reden ook intrekt, heeft hij/zij geen recht tot terugvordering van eventuele vooraf gestorte gelden of waarborgen.

Artikel 13– Dresscode Slotdiner

Dit evenement brengt een unieke ervaring in een uitzonderlijke ambiance. En dat bijzondere willen we graag benadrukken door een passende dresscode te hanteren. Indien we dit in één woord moeten samenvatten hanteren wij graag het kledingvoorschrift ‘Casual Chic’.

Voor dit slotevenement wordt galakleding aanbevolen: smoking of zeker stadskleding voor de heren en nette avondkledij voor de dames. Nette stadskledij voor uw genodigden wordt aanvaard.

Artikel 14 – Trofee – prijzen geschonken vanuit de organisatie

De individuele awardtrofeeën worden eigendom van de winnaars van de Awards.
De algemene wisseltrofee (Persoonlijkheid van het Jaar of Ambassadeur) blijft steeds eigendom van het awardcomité en moet jaarlijks door de vorige winnaar minimum één maand voor de volgende award-uitreikingsceremonie worden terugbezorgd aan het comité. Kosten van eventuele beschadigingen of verlies zijn ten laste van de winnaar.
Elke genomineerde deelnemer ontvangt een officiële oorkonde.
De eerste 3 laureaten van elke categorie ontvangen een ingekaderde oorkonde

Artikel 15– Algemeenheden

De voorzitter van de jury is verantwoordelijk voor de organisatie van de jurering en de samenstelling van de jury.
Het awardcomité bestaat uit de leden van het dagelijkse bestuur van de Hospitality Awards.
Deelname aan de wedstrijd Hospitality Awards geschiedt op vrijwillige basis, op eigen risico, op eigen kosten en verantwoordelijkheid, zonder mogelijk verhaal ten overstaan van de organisators en de leden van de jury.
De deelnemers zijn verplicht eigenhandig een verzekering af te sluiten voor diefstal, brand of andere schade (de organisatie is hiervoor niet verantwoordelijk).
Voor situaties waarin dit reglement niet voorziet, handelt de jury in de geest van dit reglement.
Er wordt over de wedstrijd niet met en door de jury gecorrespondeerd, evenmin als over de commentaren van de jury met betrekking tot het eventuele anonieme bezoek en een eventuele jurydag.
Alleen de juryvoorzitter is bevoegd voor het geven van commentaar indien dit de helderheid en de duidelijkheid van de organisatie ten goede zou komen.
De deelnameprijzen aan het all-in slotdiner en de organisatiekosten, zijn op het tijdstip van de organisatie onderhevig aan het algemene indexcijfer van de consumptieprijzen en kunnen dus uitzonderlijk wijzigen bij een moeilijke of een onzekere economische tijd.
Door deelname erkent en aanvaardt iedere deelnemer het huidige reglement en legt iedereen zich sportief neer bij de beslissing van de jury.
In geval van betwisting of geschil zijn alleen de rechtbanken van Leuven (België) bevoegd.

Artikel 16 – Privacy

In het kader van Hospitality Awards Belgium verwerkt Excellent Events persoonsgegevens ingezonden op verschillende formulieren op deze website (inschrijving, aanvraag waarderingscijfer, meldpunt, contact,…). Excellent Events respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking hiervan kan u in de privacy policy vinden.

Artikel 17 – Briefwisseling

Correspondentie kan enkel gericht worden aan de award Commissie:

Hospitality Awards Belgium
Excellent Events & vzw HorizonTaal
Betekomsesteenweg 116b,
3200 Aarschot (België)
Tel.: 0475-69 37 76