Deelnemingsvoorwaarden

Artikel 1

De hoofd- of maatschappelijke zetel van de deelnemende horecazaak of toeleverancier moet in België of Nederland zijn gevestigd.

Artikel 2

De genomineerde deelnemers uit vorige edities mogen zich jaarlijks opnieuw inschrijven voor het behalen van hun kwaliteitslabel. Awardwinnaars en de ere-laureaten (eerste 3 van elke  categorie) van de vorige editie worden geacht hun titel en ereplaats het jaar daarop te verdedigen.

Artikel 3

De Horeca/Retail Awards, alsook de Lion D’Or en het Kooktalent, maken deel uit van de Hospitality Awards Belgium.

Artikel 4 – Verplichtingen van de deelnemer bij inschrijving

  • De deelnemer dient zich in te schrijven in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (categorieën zie Awardcategorieën)
  • Bij onvolledigheid van het ingezonden dossier kan, op vraag van de jury, de deelnemer uitzonderlijk worden uitgenodigd op een jurydag om het dossier te komen verduidelijken.
  • De deelnemer is akkoord met de jureringsmethode waarvan hij op de hoogte is.
  • Enkel indien de jury uw handelszaak nomineert voor een award binnen het segment, verbindt u zich ertoe om met minimum 2 betalende personen (zie art. 8) aanwezig te zijn op het slotdiner georganiseerd op maandag 25 november 2024 in Salons Lassaut te Holsbeek.
  • De genomineerden worden geacht aanwezig te zijn op de nominatieceremonie georganiseerd op dezelfde dag van het slotdiner.
  • Niet-genomineerde deelnemers: hebben geen enkele verplichting om naar het eindgala te komen.

Artikel 5 – Officiële deelname/inschrijving

  • De inschrijvingen lopen vanaf heden tot zondag 30 september 2024.
  • Een kandidatuur is pas geldig wanneer de organisatie via haar officiële website, per post, fax of mail een volledig officieel ingevuld deelnemingsformulier van de deelnemer ontvangt mét een akkoordverklaring van de deelnemingsvoorwaarden en dit binnen de bovenvermelde inschrijvingsperiode.
  • Een kandidatuur is pas geldig wanneer de deelnemer zich ingeschreven heeft in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (zie art. 11 Awardcategorieën).
  • Annulaties zijn enkel rechtsgeldig als ze aangetekend gebeuren binnen de 10 werkdagen na de inschrijvingsdatum, zo niet is artikel 17 van het deelnemingsreglement automatisch van kracht.
  • De deelnemer ontvangt vervolgens van het awardcomité een bevestiging van deelname.
  • Foutieve opgave van belangrijke gegevens kunnen leiden tot annulatie van het ingezonden dossier.
  • Indien een deelnemer één of meerdere van zijn verplichtingen, zoals omschreven in dit reglement, of uitdrukkelijk de intentie heeft deze niet te willen nakomen, behoudt de organisatie het recht de deelnemer in kwestie te verwijderen uit de wedstrijd en/of te schrappen uit het wedstrijdklassement.
  • De certificaten, e.a. documentatie worden niet aangeleverd zolang de deelnemer niet aan zijn verplichtingen voldoet. In dit laatste geval zal de deelnemer zijn plaats in het klassement moeten afstaan aan de volgende deelnemer in het klassement, ook als het hier handelt over een award winnende plaats. Wat niet wil zeggen dat deze deelnemer vrij gescholden is van het nakomen van zijn verantwoordelijkheden, zoals hoger vermeld omschreven.

Artikel 6 – Inzendingen

De ingezonden projecten moeten vergezeld zijn van:
  • Een duidelijke omschrijving van de handelszaak;
  • Het beantwoorden van een voorafgaandelijke vragenlijst betreffende uw handelszaak;
  • Een duidelijke motivatie van deelname;
  • Een akkoordverklaring van de algemene deelnemingsvoorwaarden.

Artikel 7 – Financiële tussenkomst van de deelnemers

In het totaalpakket zit vervat:
  • Bij nominatie draagt de deelnemer slechts 95,00 euro per inschrijving bij voor de administratiekosten.
  • De genomineerde handelszaak is verplicht om per inschrijving aanwezig te zijn met minimum 2 personen op het uitreikingsdiner.
  • Het ticket voor de uitreikingsceremonie en het slotdiner houdt in:
    • een gratis parking, vestiaire en gebruik van de toiletten;
    • de koffieontvangst voor de genomineerden;
    • de nominatieceremonie (enkel voor de deelnemers);
    • een welkomstreceptie met hapjes voor alle gasten;
    • een mooi 4-gangendiner met koffie en aangepaste wijnen;
    • het muzikaal entertainment met optreden;
    • de begeleidende dranken op de dansavond (bier, frisdrank en wijn).
  • Onherroepelijke einde van deze avond om 00.30 uur.
  • Gebruik van het Hospitality Awards logo tijdens de promotie en publiciteit van uw nominatie gedurende één jaar.
  • Een getekend jury-certificaat.

Artikel 8 – Tickets Slotdiner
Maandag 25 november Salons Lassaut te Holsbeek

  • Het VIP- dinerarrangement (receptie, diner met vergezellende wijnen en dranken dansvond, showprogramma en uitreiking).
  • Reservaties voor het dit evenement kunnen enkel via de website van de Hospitality Awards, hospitalityawardsbelgium.be, bekomen worden.
Slotdiner 2024
  • Losse reservaties per deelnemer: 170,00 euro (excl. 21% BTW) per ticket.
  • Eénmalige kost: 5,00 euro/ticket vermakelijkheidstaks is exclusief de all-in-formule.
  • Uiteraard kan er voor meerdere personen gereserveerd worden per bedrijf, zodat u zowel uw personeel, hun familie, uw belangrijke leveranciers en zelfs uw VIP-gasten kan laten deelnemen aan úw bekroningsevenement.
  • Bij reservatie van min. 12 personen is de ticketprijs : 160 euro/pp (excl. 21 % BTW).

Artikel 9 – Awardcategorieën

Horeca Awards Belgium
  • Award voor het klantvriendelijkste hotel
  • Award voor de klantvriendelijkste b&b
  • Award voor de klantvriendelijkste broodjeszaak/frituur en pizzeria
  • Award voor de klantvriendelijkste feestzaaluitbater/cateraar
  • Award voor de klantvriendelijkste foodbar
  • Award voor het klantvriendelijkste restaurant
  • Award voor het klantvriendelijkste gastronomische restaurant
  • Award voor de klantvriendelijkste brasserie/taverne/bistro of lunchroom
  • Award voor het klantvriendelijkste koffie- of ijssalon
Retail Awards Belgium
  • Award voor de klantvriendelijkste kleinhandel buurtwinkel – food
  • Award voor de klantvriendelijkste kleinhandel buurtwinkel – non-food
All-over Awards

Deze awards worden door de jury zelf toegekend. Wel hiervoor uw interesse aanduiden alstublieft.

  • Award voor de beste nieuwkomer
  • Award voor het beste personeelsteam
  • Award voor het meest duurzame en groene bedrijf
  • Award voor de meest trendy en hippe horecazaak

Voor de 2 volgende onderdelen dient u als deelnemer een collega en/of een persoon van een onderneming aan te bevelen:

Lion D’Or

Bij de Lion D’Or kan u een persoon aanduiden die volgens u door zijn capaciteiten, zijn verwezenlijkingen en zijn ambitie in de horeca of retail in aanmerking komt voor de mooie titel van:

  • De persoonlijkheid van het jaar

Bij de Lion D’Or beveelt u volgende horeca of retail toeleverancier aan die door zijn toewijding, zijn productkennis, zijn volharding en zijn grote servicegerichtheid deze onderstaande titel meer dan verdient:

  • De toeleveranciers van het jaar
Kooktalent van Vlaanderen

Bij Kooktalent van Vlaanderen kan u uzelf of een collega aanduiden die in aanmerking komt voor één van beide onderscheidingen:

  • Het Kooktalent van Vlaanderen: het beste concept
  • Het Kooktalent van Vlaanderen: het beste gerecht

Artikel 10 – Aantal deelnemers per categorie

  • Het aantal inschrijvingen per categorie is onbeperkt. Een minimum van 10 genomineerde deelnemers per categorie is echter wel vereist.
    Indien blijkt dat er in een bepaalde categorie minder deelnemers zijn, kan de jury beslissen om deze deelnemers in een andere relevante categorie over te hevelen. Vanzelfsprekend worden de deelnemers hiervan vooraf per mail of telefonisch op de hoogte gebracht.
  • Het awardcomité kan eventueel ook uitzonderlijk bepaalde categorieën opsplitsen indien te veel deelnemers zich hebben ingeschreven in een bepaald deelsegment.

Artikel 11 – Jurering en wedstrijd

  • De online stemronde loopt gedurende 1 maand, de aanvangsdatum wordt later tijdig per mail medegedeeld. Op deze stemronde staan 40 % van de totaalpunten.
  • De jury kent de overige 60 % van de punten toe door controle van de website, de social media gegevens en belangrijk zijn hier natuurlijk ook de antwoorden op de specifieke juryvragen, opgesteld per award categorie en de mystery call. Deze beide cijfers bepalen tenslotte het eindresultaat.
  • De aanvaarde deelnemers zullen via een bevestigingsmail op de hoogte gebracht worden van hun nominatie.
Weigering dossiers

Het awardcomité en de jury kunnen ingezonden dossiers weigeren indien ze niet conform zijn aan de algemene deelnemingsvoorwaarden of niet sector-gerelateerd.

Enkel de juryvoorzitter, is gemandateerd tot het verschaffen van informatie over de jureringen. Er wordt verder niet onderling gecorrespondeerd over de resultaten.

Persoonlijke verwittiging nominatie

De genomineerde deelnemers worden door de organisatie persoonlijk op de hoogte gebracht van hun aanvaarding en van hun nominatie via post of e-mail en mogen pas daarna de pers hiervan op de hoogte brengen.

Gerechtsdeurwaarder

De juryactiviteiten staan onder toezicht van een gemandateerd gerechtsdeurwaarder en van de juryvoorzitter.

Artikel 12 – Verantwoordelijkheid van de deelnemers

  • Door in te schrijven erkent elke deelnemer het deelnemings- en wedstrijdreglement gelezen en goedgekeurd te hebben en volledig akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.
  • Verbreking inschrijving: Wanneer een deelnemer zijn deelname verbreekt om welke redenen ook, nadat hij/zij zich heeft ingeschreven via de website, flyer, fax of per brief, en niet via een aangetekend schrijven heeft geannuleerd binnen de wettelijk vooropgestelde termijn van 14 werkdagen, zal er een schadeloosstelling gelden van 350,00 euro excl. 21% BTW (inhoudende opstart-, administratie kosten en verbrekingsvergoeding).
  • Na nominatie en bij afwezigheid op het slotgala zal de deelnemer de onkosten van 95,00 euro (excl. 21% BTW) aangerekend worden alsook de onkosten van het all-in diner van 170,00 euro excl. 21% BTW (zie artikel 8) en de eenmalige kost van 5,00 euro per persoon aangaande de vermakelijkheidstaks.
  • De individuele Horeca/Retail Awards winnaars, alsook de laureaten van de ereplaatsen (2de en 3de) van de Horeca/Retail Awards zijn verplicht hun ereplaats te verdedigen in de eerstvolgende editie. Deelnemers die zich hieraan niet houden betalen een boete van 350,00 euro (excl. 21% BTW) na het verstrijken van de inschrijfperiode van de daaropvolgende editie.
  • De op het inschrijvingsformulier vermelde zaakvoerder staat persoonlijk financieel garant voor de aangegane verbintenis, en zal de onkosten persoonlijk vergoeden (bv. bij faling of stopzetting zaak).
  • Enkel bij overlijden van de verantwoordelijke zaakvoerder waarvan de naam genoteerd staat op het inschrijvingsdocument, wordt de deelname aan de awards ontbonden zonder verdere gevolgen. In alle andere gevallen kan hij/zij, bij afwezigheid, zich laten vervangen door derden.
  • De organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen of diefstal en schade allerhande.
  • Wanneer een deelnemer zijn deelname na inschrijving om welke reden ook intrekt, heeft hij/zij geen recht tot terugvordering van eventuele vooraf gestorte gelden of waarborgen.

Artikel 13– Dresscode Slotdiner

Dit evenement brengt een unieke ervaring in een uitzonderlijke ambiance. En dat bijzondere willen we graag benadrukken door een passende dresscode te hanteren. Indien we dit in één woord moeten samenvatten hanteren wij graag het kledingsvoorschrift ‘casual chic’.

Voor dit slotevenement wordt galakleding aanbevolen: smoking of zeker stadskleding voor de heren en nette avondkledij voor de dames. Nette stadskledij voor uw genodigden wordt aanvaard.

Artikel 14 – Trofee – prijzen geschonken vanuit de organisatie

  • De individuele awardtrofeeën worden eigendom van de winnaars van de awards.
  • De algemene wisseltrofee (ambassadeurschap) blijft steeds eigendom van het awardcomité en moet jaarlijks door de vorige winnaar minimum één maand voor de volgende award-uitreikingsceremonie worden terugbezorgd aan het comité. Kosten van eventuele beschadigingen of verlies zijn ten laste van de winnaar.
  • De (eind)winnaar van het ambassadeurschap ontvangt ook 1 plexi-gevelbord.
  • Als algemene winnaar ontvangt hij/zij ook een schouderlint met vermelding ‘Horeca of Retail Ambassadeur van België’. Dit schouderlint moet eveneens terug bezorgd worden tezamen met de wisseltrofee.

Artikel 15– Algemeenheden

  • De voorzitter van de jury is verantwoordelijk voor de organisatie van de jurering en de samenstelling van de jury.
  • Het awardcomité bestaat uit de leden van het dagelijkse bestuur van de Hospitality Awards.
  • Deelname aan de wedstrijd Hospitality Awards geschiedt op vrijwillige basis, op eigen risico, op eigen kosten en verantwoordelijkheid, zonder mogelijk verhaal ten overstaan van de organisators en de leden van de jury.
  • De deelnemers zijn verplicht eigenhandig een verzekering af te sluiten voor diefstal, brand of andere schade (de organisatie is hiervoor niet verantwoordelijk).
  • Voor situaties waarin dit reglement niet voorziet, handelt de jury in de geest van dit reglement.
  • Er wordt over de wedstrijd niet met en door de jury gecorrespondeerd, evenmin als over de commentaren van de jury met betrekking tot het eventuele anonieme bezoek en een eventuele jurydag.
  • Alleen de juryvoorzitter is bevoegd voor het geven van commentaar indien dit de helderheid en de duidelijkheid van de organisatie ten goede zou komen.
  • De deelnameprijzen aan het all-in slotdiner en de organisatiekosten, zijn op het tijdstip van de organisatie onderhevig aan het algemene indexcijfer van de consumptieprijzen en kunnen dus uitzonderlijk wijzigen bij een moeilijke of een onzekere economische tijd.
  • Door deelname erkent en aanvaardt iedere deelnemer het huidige reglement en legt iedereen zich sportief neer bij de beslissing van de jury.
  • In geval van betwisting of geschil zijn alleen de rechtbanken van Leuven (België) bevoegd.

Artikel 16 – Privacy

In het kader van Hospitality Awards Belgium verwerkt Excellent Events persoonsgegevens ingezonden op verschillende formulieren op deze website (inschrijving, aanvraag waarderingscijfer, meldpunt, contact,…). Excellent Events respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking hiervan kan u in de privacy policy vinden.

Artikel 17 – Briefwisseling

Correspondentie kan enkel gericht worden aan de award commissie:

Hospitality Awards Belgium
Excellent Events
Betekomsesteenweg 116b,
3200 Aarschot (België)
Tel. 016-44 50 49 of 0475-69 37 76