Deelnemingsvoorwaarden

Deze deelnemingsvoorwaarden zijn bijgewerkt op 10 december 2019 en zijn reeds van toepassing op nieuwe inschrijvingen voor 2020 (met aangepaste data).

Deelnemers van editie 2019 kunnen tickets bestellen voor de 12de Nacht van de Hospitality op 24 februari 2020!
Tijdens deze Nacht van de Hospitality zal de bekendmaking van de laureaten van de Lion D’Or-wedstrijd 2020 plaatsvinden.

Artikel 1

De hoofd- of maatschappelijke zetel van de deelnemende horeca/retailzaak moet in België gelegen zijn. Inzendingen in de categorie Innovaties moeten te koop zijn via een Belgische locatie. Toeleveranciers worden niet beschouwd als horecazaken.

Artikel 2

De genomineerde deelnemers uit vorige edities mogen zich jaarlijks opnieuw inschrijven voor het behalen van hun kwaliteitslabel (ster of kroon). Awardwinnaars van de vorige editie moeten hun titel het jaar daarop verdedigen.
Elke potentiële deelnemer kan zijn/haar ‘waarderingscijfer’ gratis en vrijblijvend opvragen voor inschrijving.

Artikel 3

De Horeca & Retail Awards maken deel uit van de Hospitality Awards Belgium.

Artikel 4

Verplichtingen van de deelnemer
  • De deelnemer dient zich in te schrijven in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (categorieën zie Awardcategorieën art. 11).
  • Bij de inschrijving vullen de deelnemers een grondige informele vragenlijst in over hun handelszaak.
  • Bij onvolledigheid van het ingezonden dossier zal, op vraag van de jury, de deelnemer worden uitgenodigd op de jurydag om het dossier te komen verduidelijken. Juiste data van de jurydag(en) worden meegedeeld na het afsluiten van inschrijfdatum.
  • De deelnemer is akkoord met de jureringsmethode die hij vooraf kent.
  • Elke officieel ingeschreven deelnemer draagt recht-evenredig een gedeelte bij in de algemene jurykosten en de opmaak van het auditrapport die hij/zij toegestuurd krijgen (165 €/dossier excl. btw).
  • Hij/zij laten een onaangekondigde anonieme Kwaliteit- en Mysteryshopper toe in zijn zaak, en ontvangen, na afspraak, de jury in hun zaak voor een ‘open’ jurygesprek. Ze ontvangen de jury op een waardige klantvriendelijke manier en bieden hen een welkomstdrankje en hapje aan.
  • Enkel indien de jury uw handelszaak nomineert voor een award binnen het segment, verbindt u zich ertoe om met minimum 2 betalende personen (195€/pp – zie art. 8) aanwezig te zijn op het slotgala, gepland op 30 november 2020.
  • De genomineerden zijn verplicht aanwezig te zijn op de nominatieceremonie (uitreiking eremedailles) dezelfde dag van het galadiner (16u00).
  • Enkel de awardwinnaars en de ere-laureaten horen verplicht aanwezig te zijn op de Nacht van de Hospitality (netwerkavond met al de laureaten van de wedstrijden (HA en Lion D’Or, Het Kooktalent van Vlaanderen).
  • Indien de deelnemer bij de ere-genomineerde is (eerste 3 van elke categorie), is hij/zij verplicht om de Nacht van de Hospitality bij te wonen op maandag 22 februari 2021 in San Marco Village (zie art. 14).
  • Niet-genomineerde deelnemers: hebben geen verplichting om naar het eindgala te komen.

Artikel 5

Financiële tussenkomst deelnemers
  • Bij inschrijving: 165 € deelname in onkosten voor het bepalen van het waarderingscijfer, de jureringskosten en auditrapport. Ook niet-genomineerden ontvangen een auditrapport.
  • Na nominatie: 2 betalende personen op het eindgala (2 x 195 € excl. btw).

Totaalpakket: 555 €/deelname
In het totaalpakket zit vervat :

  • Tussenkomst in de algemene jureringskosten/waarborg – éénmalig: 165 €/inschrijving, (excl. btw). De participatiekost van de jurering zal, bij inschrijving, onmiddellijk gefactureerd worden;
  • Deelname in de administratie- en organisatiekosten, medailles en oorkonden, awards;
  • Ontvangst volledig auditrapport van de jury (pro’s en contra’s);
  • Tussenkomst van de aankopen van de Mysteryshopper in uw zaak;
  • Volledig aftrekbare factuurnota;
  • Galdiner en uitreikingsceremonie. In de prijs van de tickets zit vervat:
    • 2 VIP-tickets voor het award eindgala; (Art. 8);
    • Tijdens het gala gratis vestiaire, parkings, toiletten enz.;
    • Nominatieceremonie (enkel voor de deelnemers): uitreiking eremedaille en oorkonde;
    • VIP-receptie van het eindgala;
    • Galabuffet-diner;
    • Uitreikingsshow;
  • Een getekende oorkonde van erkentelijkheid;
  • 2 raamstickers als bevestiging van uw klantvriendelijkheid;
  • Een unieke erepenning (medaille) met jaartal;
  • Gebruik logo HA promotie en publiciteit van uw nominatie gedurende één jaar;
  • Opname in de promogids (6.000 ex) verdeling gans Vlaanderen en de deelnemers;

Artikel 6

Officiële deelname/inschrijving
  • De inschrijvingen lopen vanaf 15 december 2020 tot 15 oktober 2021.
  • Een kandidatuur is pas geldig wanneer de organisatie via haar officiële website, per post of fax een volledig officieel ingevuld en ondertekend deelnemingsformulier van de deelnemer ontvangt en dit binnen de bovenvermelde inschrijvingsperiode.
  • Een kandidatuur is pas geldig wanneer de deelnemer zich ingeschreven heeft in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (zie art. 10 Awardcategorieën);
  • Annulaties zijn enkel rechtsgeldig als ze aangetekend gebeuren binnen de 10 werkdagen na de inschrijvingsdatum, zo niet is artikel 17 van het deelnemingsreglement automatisch van kracht.
  • De deelnemer ontvangt vervolgens van het awardcomité een bevestiging van deelname.
  • Foutieve opgave van openingsuren en/of vakantieperiodes, alsmede van de sluitingsdag(en) kan leiden tot annulatie van het dossier. Een 2de bezoek zal niet worden afgelegd tenzij tegen betaling van een onkostenvergoeding van 50 €/bezoek.

Indien een deelnemer één of meerdere van zijn verplichtingen, zoals hoger vermeld omschreven in dit reglement, niet nakomt of uitdrukkelijk de intentie uit deze niet na te willen komen, behoudt de organisatie zich het recht de deelnemer in kwestie te verwijderen uit de wedstrijd en/of te schrappen uit het wedstrijdklassement. De oorkondes, rapporten e.a. documentatie worden niet aangeleverd zolang de deelnemer niet aan zijn verplichtingen voldoet. In dit laatste geval zal de deelnemer zijn plaats in het klassement moeten afstaan aan de volgende deelnemer in het klassement, dit ook indien het zou gaan om een award-winnende-plaats. Hiermee is deelnemer echter in geen geval vrij gescholden van het nakomen van zijn verantwoordelijkheden zoals hoger vermeld omschreven.

Artikel 7

Inzendingen

De ingezonden projecten moeten vergezeld zijn van:

  • Een duidelijke omschrijving van de handelszaak;
  • Beantwoorden van een voorafgaandelijke vragenlijst betreffende uw handelszaak;
  • Een duidelijke motivatie van deelname;
  • Een logo van uw handelszaak, te gebruiken tijdens de uitreikingsceremonie;
  • Een correcte vermelding van de openingsuren, sluitingsdagen, vakanties;
  • Akkoordverklaring dat u de professionele jury, na afspraak, ontvangt in uw zaak;
  • Akkoordverklaring van de algemene deelnemingsvoorwaarden.

Artikel 8

Galatickets – Awarduitreiking – San Marco Village Schelle – Maandag 30 november 2020

Elke genomineerde horecazaak is verplicht om aanwezig te zijn met minimum 2 (betalende) personen per inschrijving op het uitreikingsgala. (zie art. 8 Galaticketprijzen excl. 21% btw en vermakelijkheidstaks).

VIP-gala buffetdiner-arrangement (receptie, diner, showprogramma en uitreiking): reservaties voor het gala kunnen enkel via de website van de awards: www.hospitalityawardsbelgium.be.

Gala -ticketprijzen 2020 (ex. btw):

  • 1e deelname HA: 195 €/ticket;
  • 2e opeenvolgende deelname HA: 190 €/ticket;
  • 3e opeenvolgende deelname HA: 185 €/ticket;
  • 4e opeenvolgende deelname HA: 180 €/ ticket;
  • 5e (en meer) opeenvolgende deelname HA: 175€/ ticket;
  • Reservaties van één volledige tafel (12 personen) : 165€ /pp.

Eénmalige kost: 5 €/ticket vermakelijkheidstaks is exclusief de all-in-formule.

Informatiestanden VIP-room

  • Informatiestand (deelnemers) op het eindgala: 100 €/promotiestand 2x2m oppervlakte (excl. 21 % btw);
  • Commerciële standen:  250 €/promotiestand 2x2m oppervlakte (excl. 21% btw).

Artikel 9

Peterschaptarief – Financiële sponsoring – Productsponsoring Dag Van de Hospitality

Peterschaptarief
Als deelnemer bent u de beste motivator voor andere deelnemers. Het (bewijsbaar) aanbrengen van 3 effectief nieuwe  deelnemers wordt extra beloond. U betaalt GEEN galaticketkosten (max.2 personen).

Sponsoring door uw toeleveranciers mogelijk
De deelnemer mag zich financieel laten ‘sponsoren’ door zijn/haar lokale leveranciers ter recuperatie van de eventuele onkosten (gala en algemene).

Artikel 10

Awardcategorieën

Horeca Awards Belgium
In deze categorieën kan men als horecazaak deelnemen:

  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische B&B
  • Award voor klantvriendelijkste Belgische Privé Hotels
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Afhaalzaken – oa. Broodjeszaken/Frituren/Pizzeria’s
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Cateraars/Traiteurs/Feestlocaties
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Drankgelegenheden – oa. Café’s/Winebars/Cocktailbar
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische All-round Restaurants
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Gastronomische Restaurants
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Brasseries/Tavernes/Bistro’s
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Eethuizen/Lunchrooms
  • Award voor Klantvriendelijkste Belgische Koffie/Tea/Lunchrooms/IJssalons
  • Award voor de meest Kind- en Fietsvriendelijke Horecazaak

Retail Awards Belgium
In deze categorieën kan men als retailzaak deelnemen:

  • Award voor Klantvriendelijkste Juwelier/Opticien/Goudsmeden
  • Award voor Klantvriendelijkste Slagerijen/Delicatessenzaken
  • Award voor Klantvriendelijkste Wellnesscentra/Schoonheidssalons/Haarkappers
  • Award voor Klantvriendelijkste Kleinhandel Buurtwinkel – Food
  • Award voor Klantvriendelijkste Kleinhandel Buurtwinkel – Non-Food
  • Award voor Klantvriendelijkste Winkelcentrum/straat van België

All-over Awards

  • All-Over Award voor de Beste Nieuwkomer
  • All-Over Award voor Beste Personeels-team
  • All-Over Award voor de Beste inzet

Artikel 11

Aantal deelnemers per categorie

Het aantal inschrijvingen per categorie is niet beperkt. Een minimum van 10 deelnemers per categorie is vereist.
Indien blijkt dat er in een bepaalde categorie minder deelnemers zijn, kan de jury beslissen om deze deelnemers onder te brengen in een andere relevante categorie .

Het awardcomité kan ook categorieën opsplitsen indien teveel deelnemers zich hebben ingeschreven van een bepaald deelsegment.

De jury heeft de bevoegdheid om na het jurybezoek, deelnemers te verwijzen naar een andere categorie indien blijkt dat ze zich in een niet correcte categorie ingeschreven hadden.

Artikel 12

Waarderingscijfer

De aanvraag van het waarderingscijfer, zonder effectieve deelname aan de awards, is 2 maal gratis. Daarna betaal je een eenmalig jaarlijks lidmaatschap van 25 €/aanvraag (excl. 21% btw) voor de gemaakte onkosten. Het waarderingscijfer wordt u na de ontvangst van het lidgeld, toegestuurd.

Het waarderingscijfer werd samengesteld door 6 verschillende marketingbureaus dewelke meer dan 30.000 interviews hebben uitgevoerd in 122 verschillende Vlaamse steden en gemeenten. Ruim 850 handelszaken en winkelcentra kregen een positief waarderingscijfer toebedeeld (min. 8/10).

Het waarderingscijfer wordt bepaald op basis van  :

  • Aantal hits (vermeldingen door de prospect) tijdens interviews;
  • Controle van de website en Facebook;
  • 2 Mysterycalls op verschillende tijdstippen.

Het waarderingscijfer is gratis op te vragen via de website. Een jurycoördinator zal de ingezonden projecten met een positief waarderingscijfer op voorhand screenen en selecteren.

Artikel 13

Jurering

Een deelnemer wordt pas genomineerd als het totale eindscorecijfer van de professionele jury minstens 8/10 bedraagt.

De volledige jurering bestaat uit min. 7 verschillende items waaronder:

  • 2 Mysterycalls op verschillende tijdstippen;
  • Website-/Facebookcontrole (klantvriendelijkheid/gastvrijheid);
  • Analyse van de vragenlijst (bij inschrijving);
  • Mysteryshopping aan de handelszaak;
  • Bedrijfsbezoek (door de vakjury aan uw handelszaak);
  • Stemronde van de klant (vanaf 15 oktober tot 1 november 2019);
  • Waarderingscijfer dat eerder werd toegekend.

De jurering wordt uitgevoerd door 7 verschillende professionele marketingbureaus. Hun individuele bevindingen bepalen het eindcijfer.

Alle deelnemers ontvangen na afloop een officieel auditrapport met pro’s en contra’s.

De jury kan deelnemers oproepen op een open jurydag indien het dossier onvolledig is of verduidelijking vraagt. De datum van de jurydag volgt later.

De aanvaarde deelnemers zullen via een bevestigingsmail en brief op de hoogte gebracht worden. Pas daarna weet de deelnemer dat zijn zaak zal worden bezocht door de professionele jury.

Weigering dossiers
Het Awardcomiteit en de jury kunnen ingezonden dossiers weigeren indien ze niet conform zijn aan de algemene deelnemingsvoorwaarden of niet sector-gerelateerd.

Enkel de voorzitter van de jury, is gemandateerd voor het verschaffen van informatie over de jureringen. Er wordt niet onderling gecorrespondeerd over de resultaten.

Persoonlijke verwittiging nominatie
De genomineerde deelnemers worden persoonlijk op de hoogte gebracht van hun aanvaarding en hun nominatie via post of e-mail en mogen pas daarna de pers op de hoogte brengen.

Gerechtsdeurwaarder
De juryactiviteiten staan onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder en van de juryvoorzitter.

Artikel 14

Nacht van de Hospitality (22 februari 2021)

De Nacht van de Hospitality is bedoeld als kennismakings- en netwerkavond voor de ere-genomineerden (1e,2e,3e van elke awardcategorie).

Ook worden volgende awards uitgereikt, op deze avond :-

Lion D’Or – Persoonlijkheden van het Jaar  (horeca/retail/toeleverancier)
In tegenstelling met de Hospitality Awards waar de deelnemers worden gekozen door het cliënteel, worden de deelnemers van Lion D’Or uitsluitend gekozen door professionelen, pers, toeleveranciers en uzelf.

www.liondor.be

Het Kooktalent van Vlaanderen
We zijn benieuwd welke horecazaak in Vlaanderen het beste concept, gerecht en recept heeft dat de klant kan bekoren.

www.hettalentvanvlaanderen.be

De bekendmaking van de laureaten van de Lion D’Or-wedstrijd zal gebeuren eind februari 2021.

De genomineerde deelnemers van de Hospitality Awards komen automatisch in aanmerking voor deze wedstrijd. Ze dienen wel een officiële inschrijving te verrichten voor deze wedstrijden via de website van deze wedstrijden.

Artikel 15

Verantwoordelijkheid van de deelnemers
  • Door in te schrijven erkent elke deelnemer het deelnemings- en wedstrijdreglement gelezen en goedgekeurd te hebben en volledig akkoord te gaan met de voorwaarden.
  • Verbreking inschrijving: Wanneer een deelnemer zijn actieve deelname verbreekt om welke redenen ook, nadat hij/zij zich heeft ingeschreven via de website, flyer, fax of per brief, en niet aangetekend, schriftelijk heeft geannuleerd binnen de wettelijk vooropgestelde termijn van 14 werkdagen, zal een verbrekingsvergoeding gelden van 350 € excl. 21% btw. (opstart- en administratie kosten en verbrekingsvergoeding).
  • Na nominatie en bij afwezigheid op het eindgala worden de onkosten van reeds gedrukte oorkonde, medailles, aangerekend (150 €).
  • De deelnemer zal ook de onkosten van het galadiner moeten vergoeden van 2 galatickets (zie art. 8  Galatickets) voor hun afwezigheid op het galadiner.
  • De individuele awardwinnaars, alsook de laureaten van de ereplaatsen (2 en 3) zijn verplicht hun ereplaats te verdedigen in de eerstvolgende editie. Deelnemers die zich hieraan niet houden betalen een boete van 350 € excl. 21% btw na het verstrijken van de inschrijfperiode van de daaropvolgende editie.
  • De op het inschrijvingsformulier vermelde zaakvoerder staat persoonlijk financiëel garant voor de aangegane verbintenis, en zal de onkosten persoonlijk vergoeden (bv. bij faling of stopzetting zaak).
  • Enkel bij overlijden van de verantwoordelijke zaakvoerder van de zaak, waarvan de naam genoteerd staat op het inschrijvingsdocument, wordt de deelname aan de awards ontbonden zonder verdere gevolgen. In alle andere gevallen kan hij/zij, bij afwezigheid, zich laten vervangen door derden.
  • Wanneer een deelnemer zijn deelname na inschrijving om welke reden ook intrekt, heeft hij/zij geen recht tot terugvordering van eventuele vooraf gestorte gelden of waarborgen.

Artikel 16

Dresscode eindgala

Een avondje uit in San Marco blijft een unieke ervaring in een uitzonderlijke ambiance. En dat bijzondere willen we graag benadrukken door een dresscode te hanteren. Indien we dit in 1 woord moeten samenvatten hanteren wij graag het woord ‘verzorgd’.

Voor het eindgala is galakleding dus verplicht: smoking of stadkleding met vlinderdas voor heren en avondkledij voor dames. Stadskledij voor uw genodigden.

Artikel 17

Trofee – prijzen geschonken vanuit de organisatie
  • De individuele awardtrofeeën worden eigendom van de winnaars van de awards.
  • De algemene wisseltrofee blijft steeds eigendom van het awardcomité en moet jaarlijks door de vorige winnaar worden terugbezorgd aan het comité minimum 1 maand voor de volgende awards-uitreikingsceremonie. Kosten van eventuele beschadigingen of verlies zijn ten laste van de winnaar.
  • De eindwinnaar (ambassadeur) ontvangt ook 1 plexi-gevelbord en geschenken in natura.
  • De algemene winnaar ontvangt een schouderlint met vermelding ‘horeca/retail ambassadeur van België’.
  • Een naturaprijs kan eventueel door partners geschonken worden.

Artikel 18

Algemeenheden
  • De voorzitter van de jury, is verantwoordelijk voor de organisatie van de jurering en het samenstelling van de jury.
  • Het awardcomité bestaat uit de leden van het dagelijkse bestuur van de Hospitality Awards.
  • Deelname aan de wedstrijd Hospitality Awards geschiedt op vrijwillige basis, op eigen risico, op eigen kosten en verantwoordelijkheid, zonder mogelijk verhaal ten overstaan van de organisators en de leden van de jury.
  • De deelnemers zijn verplicht eigenhandig een verzekering af te sluiten voor diefstal, brand of andere schade (de organisatie is hiervoor niet verantwoordelijk).
  • Voor situaties waarin dit reglement niet voorziet, handelt de jury in de geest van dit reglement.
  • Er wordt over de wedstrijd niet met en door de jury gecorrespondeerd, evenmin als over de commentaren van de jury met betrekking tot het anonieme bezoek en de jurydag.
  • Alleen de juryvoorzitter is bevoegd voor het geven van commentaar indien dit de helderheid en de duidelijkheid van de organisatie ten goede zou komen.
  • Door deelname erkent en aanvaardt iedere deelnemer het huidige reglement en legt iedereen zich sportief neer bij de beslissing van de jury.
  • In geval van betwisting of geschil zijn alleen de rechtbanken van Leuven (België) bevoegd.

Artikel 19

Privacy

In het kader van Hospitality Awards Belgium verwerkt Excellent Events persoonsgegevens ingezonden op verschillende formulieren op deze website (inschrijving, aanvraag waarderingscijfer, meldpunt, contact,…). Excellent Events respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking hiervan kan u in de privacy policy vinden.

Artikel 20

Briefwisseling

Correspondentie kan enkel gericht worden aan awardcomité:

Hospitality Awards Belgium
Excellent Events
Betekomsesteenweg 116b,
3200 Aarschot (België)
Tel. 016-44 50 49 of 0475-69 37 76

Menu