Nacht van de Hospitality 2023 op maandag 27 november 2023 in San Marco Village

Artikel 1

De hoofd- of maatschappelijke zetel van de deelnemende horeca- of retailzaak moet in België of Nederland zijn gevestigd. Toeleveranciers kunnen zowel  actief zijn in horeca- als retailzaken.

Artikel 2

De genomineerde deelnemers uit vorige edities mogen zich jaarlijks opnieuw inschrijven voor het behalen van hun kwaliteitslabel. Awardwinnaars en de ere-laureaten (eerste 3 van elke  categorie) van de vorige editie moeten hun titel en ereplaats het jaar daarop verdedigen.

Artikel 3

De Horeca & Retail Awards, alsook de Lion D’Or en het Kooktalent, maken deel uit van de Hospitality Awards Belgium.

Artikel 4 – Verplichtingen van de deelnemer bij inschrijving

• De deelnemer dient zich in te schrijven in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (categorieën zie Awardcategorieën art. 11).
• Na de inschrijving vullen de deelnemers een informele vragenlijst in over hun handelszaak dewelke wordt toegezonden door het juryteam.
• Bij onvolledigheid van het ingezonden dossier kan, op vraag van de jury, de deelnemer worden uitgenodigd op een jurydag om het dossier te komen verduidelijken. Juiste data van de jurydag(en) worden meegedeeld na het afsluiten van inschrijfdatum.
• De deelnemer is akkoord met de jureringsmethode die hij vooraf kent.
• Elke officieel ingeschreven deelnemer draagt recht-evenredig een gedeelte bij in de algemene jurykosten en de opmaak van het auditrapport die hij/zij toegestuurd krijgen (200 €/dossier excl. btw).
• Hij/zij ontvangen, na afspraak, de jury in hun zaak voor een ‘open’ jurygesprek. Ze ontvangen de jury op een waardige klantvriendelijke manier en bieden hen een welkomstdrankje.
• Enkel indien de jury uw handelszaak nomineert voor een Award binnen het segment, verbindt u zich ertoe om met minimum 2 betalende personen (zie art. 8) aanwezig te zijn op het slotgala, gepland op maandag 27 november 2023.
• De genomineerden zijn verplicht aanwezig te zijn op de nominatieceremonie (uitreiking eremedailles) dezelfde dag van het galadiner (16u00).
• Niet-genomineerde deelnemers: hebben geen verplichting om naar het eindgala te komen.

Artikel 5 – Selectieprocedure

Voorselectie via lokaal onderzoek, sociale media en recensies

• Door het stijgend aantal potentiële deelnemers is de selectieprocedure gewijzigd. Vanaf heden gaat het  juryteam per stad/gemeente de 3 belangrijkste horeca-/retailzaken per categorie selecteren én analyseren via hun website en de toegevoegde recensies op sociale media. Deze horecazaken ontvangen een persoonlijke uitnodiging voor deelname via telefoon of mail. Na de officiële jurering kunnen de 10 beste handelszaken worden genomineerd.
• De ere-laureaten van de vorige editie zijn automatisch geplaatst voor de juryronde.

Artikel 6 – Officiële deelname/inschrijving

• De inschrijvingen lopen vanaf 15 april 2023 tot 1 oktober 2023.
• Een kandidatuur is pas geldig wanneer de organisatie via haar officiële website, per post, fax of mail een volledig officieel ingevuld deelnemingsformulier van de deelnemer ontvangt mét een akkoordverklaring van de deelnemingsvoorwaarden en dit binnen de bovenvermelde inschrijvingsperiode.
• Een kandidatuur is pas geldig wanneer de deelnemer zich ingeschreven heeft in één van de door het awardcomité bepaalde categorie (zie art. 11 Awardcategorieën).
• Annulaties zijn enkel rechtsgeldig als ze aangetekend gebeuren binnen de 10 werkdagen na de inschrijvingsdatum, zo niet is artikel 17 van het deelnemingsreglement automatisch van kracht.
• De deelnemer ontvangt vervolgens van het awardcomité een bevestiging van deelname.
• Foutieve opgave van openingsuren en/of vakantieperiodes, alsmede van de sluitingsdag(en) kan leiden tot annulatie van het dossier. Een 2de bezoek zal niet worden afgelegd, tenzij tegen betaling van een onkostenvergoeding van (50) €75/bezoek.

Indien een deelnemer één of meerdere van zijn verplichtingen, zoals omschreven in dit reglement, of uitdrukkelijk de intentie uit deze niet na te willen komen, behoudt de organisatie zich het recht de deelnemer in kwestie te verwijderen uit de wedstrijd en/of te schrappen uit het wedstrijdklassement. De certificaten, rapporten e.a. documentatie worden niet aangeleverd zolang de deelnemer niet aan zijn verplichtingen voldoet. In dit laatste geval zal de deelnemer zijn plaats in het klassement moeten afstaan aan de volgende deelnemer in het klassement, dit ook indien het zou gaan om een award winnende plaats. Hiermee is deelnemer echter in geen geval vrij gescholden van het nakomen van zijn verantwoordelijkheden zoals hoger vermeld omschreven.

Artikel 7 – Inzendingen

De ingezonden projecten moeten vergezeld zijn van:

• Een duidelijke omschrijving van de handelszaak;
• Beantwoorden van een voorafgaandelijke vragenlijst betreffende uw handelszaak;
• Een duidelijke motivatie van deelname;
• Een logo van uw handelszaak, te gebruiken tijdens de uitreikingsceremonie;
• Een correcte vermelding van de openingsuren, sluitingsdagen, vakanties;
• Akkoordverklaring dat u de professionele jury, na afspraak, ontvangt in uw zaak;
• Akkoordverklaring van de algemene deelnemingsvoorwaarden.

Artikel 8 – Financiële tussenkomst deelnemers

• Bij inschrijving: 200 € (ex 21%btw) deelname in onkosten voor de jureringskosten/ certificaten/medailles en auditrapport. Ook niet-genomineerden ontvangen een auditrapport.
• Deelnemers van de Horeca of Retail Awards kunnen ook deelnemen aan de Lion D’Or of Kooktalent-wedstrijd en betalen voor deze extra inschrijving(en) 135 € (ex 21% btw) lidgeld per inschrijving (ipv. 200 €/inschrijving).
• Betaling van de deelnemingsnota (lidgelden) gebeurd onmiddellijk via online-banking.

In het totaalpakket zit vervat:

• Na nominatie: 2 betalende personen op het eindgala (2 x 210 € excl. btw);
• Tussenkomst in de algemene jureringskosten/waarborg;
• De participatiekost van de jurering zal bij inschrijving onmiddellijk gefactureerd worden na ontvangst van het lidgeld via online-banking;
• Deelname in de administratie- en organisatiekosten, medailles en Certificaten, Award trofeeën en artistiek(e) gedeelte;
• Ontvangst volledig auditrapport van de jury (pro’s en contra’s);
• Tussenkomst van de aankopen van de Mysteryshopper in uw zaak;
• Officiële factuur die als onkosten in de zaak kan ingebracht worden;
• Galdiner en uitreikingsceremonie. In de prijs van de tickets zit vervat:
  • 2 VIP-tickets voor het galadiner met awarduitreiking;
  • Tijdens het gala gratis vestiaire, toilet en parking(s) enz.;
  • Nominatieceremonie (enkel voor de deelnemers): uitreiking eremedaille en certificaten;
  • VIP-receptie van het galadiner;
  • Galadiner;
  • Uitreikingsshow.
• Een getekend certificaat van erkentelijkheid;
• Twee (raam)stickers als bevestiging van uw klantvriendelijkheid;
• Een unieke erepenning met jaartalvermelding;
• Gebruik Hospitality Awards logo promotie en publiciteit van uw nominatie gedurende één jaar.

Artikel 9 – Galatickets – Awarduitreiking in San Marco Village Schelle op maandag 27 november 2023

• Elke genomineerde horecazaak is verplicht om per inschrijving aanwezig te zijn met minimum 2 (betalende) personen op het uitreikingsgala.
• Het VIP-gala-diner-arrangement (receptie, diner, showprogramma en uitreiking).
• Reservaties voor het dit gala kunnen enkel via de website van de Hospitality Awards, hospitalityawardsbelgium.be, bekomen worden.

Gala-ticketprijzen 2023 (ex. 21% btw)

• Losse reservatie per (deelnemer): 210 €/ticket.
• Reservaties van één volledige tafel (vanaf 12 personen): aan de speciale prijs van 200€ /pp.(ex 21% btw).
• Eénmalige kost: 5 €/ticket vermakelijkheidstaks is exclusief de all-in-formule.
• Uiteraard kan er voor meerdere personen gereserveerd worden per bedrijf, zodat u uw personeel, familie, leveranciers en zelfs uw belangrijke gasten kan laten deelnemen aan dit event!

Informatiestanden VIP-room mits goedkeuring

• Informatiestand (deelnemers) op het eindgala: 100 €/promotiestand 2x2m oppervlakte (excl. 21 % btw).
• Commerciële standen: 250 €/promotiestand 2x2m oppervlakte (excl. 21% btw).

Artikel 10 – Peterschaptarief –  Financiële sponsoring

Productsponsoring Nacht  van de Hospitality

• Peterschaptarief
  Als deelnemer bent u de beste motivator voor andere deelnemer. Het (bewijsbaar) aanbrengen van 3 effectief nieuwe deelnemers wordt extra beloond. U betaalt geen galadiner (ticket)kosten (max.2 personen).
• Sponsoring door uw toeleveranciers mogelijk
  Elke deelnemer mag zich financieel laten ‘sponsoren’ door zijn/haar lokale leveranciers ter recuperatie van de eventuele onkosten (wat betreft gala en of andere algemene kosten).

Artikel 11 – Awardcategorieën

Horeca Awards Belgium

• Award voor het klantvriendelijkste Hotel
• Award voor de  klantvriendelijkste B&B ’s en/of Gastverblijven
• Award voor de klantvriendelijkste Broodjeszaken/Frituren/ en Pizzeria
• Award voor de klantvriendelijkste Feestzaaluitbaters/Cateraars/multifunctionele feestruimtes
• Award voor de klantvriendelijkste Foodbars
• Award voor het klantvriendelijkste Restaurant
• Award voor het klantvriendelijkste Gastronomische Restaurant
• Award voor de klantvriendelijkste Brasseries/Tavernes/ Bistro’s of /Lunchrooms
• Award voor het klantvriendelijkste Koffie-/Thee-/ of ijssalon

Retail Awards Belgium

• Award voor de klantvriendelijkste kleinhandel buurtwinkel – Food
• Award voor de klantvriendelijkste kleinhandel buurtwinkel – Non-Food

All-over Awards

Deze awards worden door de jury zelf toegekend.

• Award voor de beste Nieuwkomer (Horeca/Retail)
• Award voor het beste Personeelsteam (Horeca/Retail)
• Award voor het beste Duurzaamheid en Groen Bedrijf (Horeca/Retail)
• Award voor de meest Kind- en Fietsvriendelijke Horecazaak
• Award voor de klantvriendelijkste Trendy en Hipste Horecazaak

Lion D’Or

• Persoonlijkheden van het Jaar  (Horeca/Retail)
• Toeleveranciers van het Jaar (Horeca/Retail)

Kooktalent

• Het Kooktalent van Vlaanderen – Beste Concept
• Het Kooktalent van Vlaanderen –  Beste Gerecht

Artikel 12 – Aantal deelnemers per categorie

• Het aantal inschrijvingen per categorie is onbeperkt. Een minimum van 10 genomineerde deelnemers per categorie is wel vereist.
  Indien blijkt dat er in een bepaalde categorie minder deelnemers zijn, kan de jury beslissen om deze deelnemers onder te brengen in een andere relevante categorie. Hiervan worden de deelnemers op voorhand verwittigd, via mail of telefoon.
• Het awardcomité kan ook categorieën opsplitsen indien teveel deelnemers zich hebben ingeschreven van een bepaald deelsegment.
• De jury heeft de bevoegdheid om na het jurybezoek, deelnemers te verwijzen naar een andere categorie, indien blijkt dat ze zich in een niet correcte categorie hebben ingeschreven 

Artikel 13 – Jurering

Een deelnemer wordt pas genomineerd als het totale eindscorecijfer van de professionele jury minstens 8/10 bedraagt.

De volledige jurering bestaat uit min. vijf verschillende items waaronder:

• Twee Mysterycall(s) verschillende tijdstippen;
• Algemene website-/Facebookcontrole;
• Algemeen gebruik en frequentie van de sociale media;
• Analyse van de vragenlijst (bij inschrijving);
• Bedrijfsbezoek door de vakjury aan uw handelszaak;
• Online stemronde gedurende 1 week (aanvangsdatum wordt later meegedeeld) enkel bij de Lion D’Or én het Kooktalent;
• De jurering wordt uitgevoerd door verschillende professionele marketingbureaus. Hun individuele bevindingen bepalen het eindcijfer.

Alle deelnemers ontvangen na afloop een officieel auditrapport met o.a. pro’s en contra’s van de zaak.
De jury kan deelnemers oproepen op een open jurydag indien het dossier onvolledig is of om verduidelijking vraagt.
De aanvaarde deelnemers zullen via een bevestigingsmail op de hoogte gebracht worden van  hun nominatie.

Weigering dossiers

Het awardcomité en de jury kunnen ingezonden dossiers weigeren indien ze niet conform zijn aan de algemene deelnemingsvoorwaarden of niet sector-gerelateerd.

Enkel de juryvoorzitter, is gemandateerd aangaande het verschaffen van informatie over de jureringen. Er wordt niet onderling gecorrespondeerd over de resultaten.

Persoonlijke verwittiging nominatie

De genomineerde deelnemers worden door de organisatie persoonlijk op de hoogte gebracht van hun aanvaarding en van hun nominatie via post of e-mail en mogen pas daarna de pers hiervan op de hoogte brengen.

Gerechtsdeurwaarder

De juryactiviteiten staan onder toezicht van een gemandateerd gerechtsdeurwaarder en van de juryvoorzitter.

Artikel 14 – Nacht van de Hospitality – Uitreikingsceremonie op maandag 27 maart 2023 te San Marco Village

Op de Nacht van de Hospitality worden niet alleen de Horeca en Retail Awards uitgereikt maar ook:

• Lion D’Or – Persoonlijkheden van het Jaar  (Horeca/Retail)
• Lion D’Or – Toeleveranciers van het Jaar (Horeca/Retail)

In tegenstelling met de Hospitality Awards, waar de deelnemers worden gekozen door het cliënteel, worden de deelnemers van Lion D’Or uitsluitend gekozen door professionelen, pers, toeleveranciers en uzelf. Alle informatie hieromtrent kan je terugvinden op www.hospitalityawardsbelgium.be/liondor.

• Het Kooktalent van Vlaanderen – Beste Concept
• Het Kooktalent van Vlaanderen –  Beste Gerecht

We zijn heel benieuwd welke horecazaak in Vlaanderen het beste concept en het beste gerecht en recept heeft dat de klant kan bekoren. Alle informatie kan je vinden op www.hospitalityawardsbelgium.be/kooktalent.

Deelnemers van de Horeca of Retail Awards kunnen ook deelnemen aan de Lion D’Or of Kooktalent -wedstrijd en betalen voor deze extra inschrijving(en) 135 € (ex 21% btw) lidgeld per inschrijving (ipv. 200 €/inschrijving).

Artikel 15 – Verantwoordelijkheid van de deelnemers

• Door in te schrijven erkent elke deelnemer het deelnemings- en wedstrijdreglement gelezen en goedgekeurd te hebben en volledig akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
• Verbreking inschrijving: Wanneer een deelnemer zijn actieve deelname verbreekt om welke redenen ook, nadat hij/zij zich heeft ingeschreven via de website, flyer, fax of per brief, en niet aangetekend, schriftelijk heeft geannuleerd binnen de wettelijk vooropgestelde termijn van 14 werkdagen, zal een verbrekingsvergoeding gelden van 350 € excl. 21% btw. (opstart- en administratie kosten en verbrekingsvergoeding).
• Na nominatie en bij afwezigheid op het eindgala worden de onkosten van reeds gedrukte oorkonde, medailles, aangerekend (200 €).
• De deelnemer zal ook de onkosten van het galadiner moeten vergoeden, nl van 2 galatickets (zie Galatickets art. 8) voor hun afwezigheid op het galadiner.
• De individuele awardwinnaars, alsook de laureaten van de ereplaatsen (2de en 3de) zijn verplicht hun ereplaats te verdedigen in de eerstvolgende editie. Deelnemers die zich hieraan niet houden betalen een boete van 350 € excl. 21% btw na het verstrijken van de inschrijfperiode van de daaropvolgende editie.
• De op het inschrijvingsformulier vermelde zaakvoerder staat persoonlijk financieel garant voor de aangegane verbintenis, en zal de onkosten persoonlijk vergoeden (bv. bij faling of stopzetting zaak).
• Enkel bij overlijden van de verantwoordelijke zaakvoerder van de zaak, waarvan de naam genoteerd staat op het inschrijvingsdocument, wordt de deelname aan de Awards ontbonden zonder verdere gevolgen. In alle andere gevallen kan hij/zij, bij afwezigheid, zich laten vervangen door derden.
• De organisatie is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen of diefstal en schade allerhande.
• Wanneer een deelnemer zijn deelname na inschrijving om welke reden ook intrekt, heeft hij/zij geen recht tot terugvordering van eventuele vooraf gestorte gelden of waarborgen.

Artikel 16 – Dresscode eindgala

Een avondje uit in San Marco Village blijft een unieke ervaring in een uitzonderlijke ambiance. En dat bijzondere willen we graag benadrukken door een dresscode te hanteren. Indien we dit in één woord moeten samenvatten hanteren wij graag het woord ‘verzorgd’.

Voor het eindgala is galakleding dus verplicht: smoking of zeker stadskleding met vlinderdas voor de heren en nette avondkledij voor de dames. Nette stadskledij voor uw genodigden wordt aanvaard.

Artikel 17 – Trofee – prijzen geschonken vanuit de organisatie

• De individuele awardtrofeeën worden eigendom van de winnaars van de Awards.
• De algemene wisseltrofee (ambassadeurschap) blijft steeds eigendom van het awardcomité en moet jaarlijks door de vorige winnaar minimum één maand voor de volgende Award-uitreikingsceremonie worden terugbezorgd aan het comité. Kosten van eventuele beschadigingen of verlies zijn ten laste van de winnaar.
• De (eind)winnaar van het ambassadeurschap ontvangt ook 1 plexi-gevelbord.
• Als algemene winnaar ontvangt hij/zij ook een schouderlint met vermelding ‘horeca/retail ambassadeur van België’. Dit schouderlint moet eveneens terug bezorgd worden tezamen met de wisseltrofee.

Artikel 18 – Algemeenheden

• De voorzitter van de jury is verantwoordelijk voor de organisatie van de jurering en de samenstelling van de jury.
• Het awardcomité bestaat uit de leden van het dagelijkse bestuur van de Hospitality Awards.
• Deelname aan de wedstrijd Hospitality Awards geschiedt op vrijwillige basis, op eigen risico, op eigen kosten en verantwoordelijkheid, zonder mogelijk verhaal ten overstaan van de organisators en de leden van de jury.
• De deelnemers zijn verplicht eigenhandig een verzekering af te sluiten voor diefstal, brand of andere schade (de organisatie is hiervoor niet verantwoordelijk).
• Voor situaties waarin dit reglement niet voorziet, handelt de jury in de geest van dit reglement.
• Er wordt over de wedstrijd niet met en door de jury gecorrespondeerd, evenmin als over de commentaren van de jury met betrekking tot het anonieme bezoek en de jurydag.
• Alleen de juryvoorzitter is bevoegd voor het geven van commentaar indien dit de helderheid en de duidelijkheid van de organisatie ten goede zou komen.
• De deelnameprijzen aan het buffet galadiner en de organisatiekosten, op de Nacht van de Hospitality, de Lion D’Or en het Kooktalent, zijn onderhevig aan de indexatie op het tijdstip van de organisatie en kan derhalve wijzigen wegens een moeilijke en dus ook een onzekere economische tijd.
• Door deelname erkent en aanvaardt iedere deelnemer het huidige reglement en legt iedereen zich sportief neer bij de beslissing van de jury.
• In geval van betwisting of geschil zijn alleen de rechtbanken van Leuven (België) bevoegd.

Artikel 19 – Privacy

In het kader van Hospitality Awards Belgium verwerkt Excellent Events persoonsgegevens ingezonden op verschillende formulieren op deze website (inschrijving, aanvraag waarderingscijfer, meldpunt, contact,…). Excellent Events respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking hiervan kan u in de privacy policy vinden.

Artikel 20 – Briefwisseling

Correspondentie kan enkel gericht worden aan awardcomité:

Hospitality Awards Belgium
Excellent Events
Betekomsesteenweg 116b,
3200 Aarschot (België)
Tel. 016-44 50 49 of 0475-69 37 76